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Diagnóstico organizacional

Cuando una empresa inicia un proceso de consultoría de negocio, el primer paso es realizar un diagnóstico empresarial, por tanto, podríamos definir como tal, al proceso analítico por el cual conocemos la situación actual de una empresa en un determinado momento.

Pongamos el ejemplo de una persona (hombre o mujer), de unos 50 años de edad, que acude a la consulta de su médico de familia, con la intención de optimizar su salud. El médico, lejos de hacerle cualquier recomendación, le realizará varias pruebas (análisis de sangre y orina, pesaje, toma de tensión y otras posibles pruebas, según estime oportuno). Estas pruebas se realizan de forma personalizada según las circunstancias del paciente, teniendo en cuenta el historial del mismo, pero abordando la situación actual.

En el caso de las empresas y organizaciones, este análisis lo llevaremos a cabo según la estructura de la misma (por departamentos o personas responsables de áreas concretas) y nos servirá para detectar problemas, así como oportunidades de negocio. Para ello realizaremos diferentes sesiones de trabajo con el propietario de la empresa, así como con los distintos departamentos o personal responsable.

Antes de realizar el diagnóstico, es importante evaluar el grado de compromiso del propietario de la empresa con el cambio, por tanto, debemos saber transmitir el valor del proceso de cambio y los beneficios que obtendrá tras el mismo. Además, es clave saber transmitir al cliente, que no estamos para juzgar sus errores ni reprimirles y que, por ello, es de vital importancia su máxima colaboración, ya que algunos clientes tienden a guardarse información acerca de errores cometidos en acciones pasadas, por miedo o vergüenza a la reprimenda, dificultando nuestra labor.

Este análisis lo dividiremos en 2 partes bien diferenciadas; análisis interno y análisis externo.

-Análisis interno. Como comentábamos anteriormente, es el análisis que realizamos a los diferentes departamentos o personas responsables de un área concreta dentro de la empresa, como pueden ser:

*Área de ventas: revisaremos su metodología de ventas, evaluando sus resultados y viendo que en puntos podemos mejorarla, así como su propuesta de valor, entendiendo por propuesta de valor, el conjunto de características de nuestro producto o servicio y como son percibidas por el cliente.  La falta de metodología, agenda y organización, modelo producto céntrico y el trabajo en base a unos objetivos claros, suelen ser algunos errores que nos impiden vender nuestros servicios, disponiendo en muchos casos de un buen producto.

 *Medios digitales: ¿tiene la empresa página web? ¿Está su web optimizada y actualizada? ¿La web convierte visitas en clientes? ¿Usa la empresa redes sociales? ¿Emplea estrategias de email marketing? Muchas empresas desaprovechan oportunidades de negocio por gestionar mal sus medios digitales o en muchos casos por no disponer de ellos. En el caso, por ejemplo, de las redes sociales veremos si usan las más adecuadas a su negocio y si siguen alguna estrategia de contenidos. Pongamos el ejemplo de YouTube, si tenemos establecido subir videos a la plataforma lunes y jueves sobre las 13 horas, los usuarios interesados estarán pendientes a verlos, esto a su vez nos beneficiará a la hora de posicionar un vídeo. Por el contrario, si publicamos cuando nos viene en gana no conseguiremos los mismos resultados ni tener una comunidad de seguidores fieles, y entre ellos algunos posibles clientes.

*Estrategia: evaluaremos que estrategias ha seguido el cliente desde la creación de la empresa y cual sigue en la actualidad (la mayoría de las empresas carecen de ella). Entendiendo por estrategia, un conjunto de acciones planificadas en una hoja de ruta en base a alcanzar unos objetivos concretos (ganar, ganar).

*Mercado y público objetivo. Debemos saber cuál es el mercado de nuestro cliente, y dentro del mismo, saber a qué parte de él se dirige, y a su vez, a que publico objetivo, para analizar sus necesidades y poder ofrecer un producto que las cubra. Otro punto importante es analizar los recursos (que siempre son escasos), frente al mercado al que nos dirigimos y comprobar, que tenemos los recursos necesarios para llegar a nuestros clientes potenciales.

*Producto e innovación. Estudiaremos la cartera de productos del cliente y en que se diferencias estos de la competencia, así como su grado de innovación (entendiendo por innovación, la creación de un producto o servicio diferenciado de la competencia, que nos ayude a alcanzar una ventaja competitiva). También veremos la tendencia alcista o bajista de los productos, ya que hay productos que tienen a desaparecer o no alcanzar el rendimiento esperado.

*Liderazgo y dirección de equipos. Una de las claves del éxito en una empresa es el liderazgo en los trabajadores, entendiendo por tal, la habilidad de influir positivamente sobre otras personas y que estas te sigan porque creen en ti. Un buen líder empodera a sus subordinados, dándoles autonomía y capacidad de decisión, aumentando la productividad. Muchos empresarios tienen una postura de jefe, otros en cambio, pretenden ser amigos de sus trabajadores. Por otro lado, es importante analizar que los trabajadores estén alineados con los objetivos de la empresa, como se suele decir, que remen todos a una.

*Objetivos. Cuando preguntamos a un cliente cuál es su objetivo, seguramente nos dirá vender más o ganar más dinero…pero ¿cuánto es más? ¿En qué margen de tiempo? 101 es más que 100, pero es sólo un 1%. Si nuestra empresa factura 10.000€ mensuales y aumentamos un 1% en 15 meses, apenas facturamos 100€ más, pero hemos cumplido el objetivo…ya no estaba bien definido. Los objetivos deben de estar claros y bien definidos, con un tiempo delimitado para llevarlos a cabo, realistas y acordes a nuestros recursos (que siempre son escasos). Los objetivos no siempre tienen que ver con el aumento de la venta. También puede ser aumentar las visitas a clientes o el ratio de conversión de estas, formar al personal en ciertas áreas o explorar nuevas vías de negocio e inversión.

*Declaraciones estratégicas (misión, visión, valores). La misión tiene que responder a una sencilla pregunta ¿a qué se dedica la empresa? La misión es todo aquello para lo que la empresa fue creada y que ofrece al mercado. La visión es aquello a lo que aspira llegar una empresa, su sueño. Los valores es aquello en lo que la empresa cree y dependerá del modelo de negocio. Estos tres apartados deben tener una coherencia entre ellos y en especial la visión, nos ayudará a saber que rumbo debe tomar la empresa para llegar a cumplirla.

Estos son algunos de los puntos a estudiar en el análisis interno de una empresa. Además, podemos analizar otros aspectos importantes como las finanzas, la marca, el desarrollo del talento o la gestión del tiempo. Los puntos a analizar nos lo irán indicando los problemas que vayamos detectando, ya que esto siempre ha de ser un proceso personalizado.

Como comentábamos, dependiendo del tamaño de la empresa, podremos organizar diferentes reuniones de trabajo, no sólo con el jefe o gerente, si no con cada director de departamento.

Por otro lado, en empresas familiares, es interesante contar con diferentes opiniones de la situación de la empresa. Pudiendo organizar reuniones con el padre o madre director de la empresa y con los hijos, hijas u otros familiares que estén en la cadena de mando.

Para realizar el análisis estratégico de una empresa, utilizaremos diferentes herramientas en función de las necesidades del cliente, que podrán incluir desde un análisis dafo-came,  estrategias de Porter, hasta diferentes matrices avanzadas de análisis, a criterio de cada consultor de negocio.

-Análisis externo. Una vez hemos detectado los problemas internos de la compañía, así como todos los procesos que podemos mejorar con nuestra consultoría de negocio, es hora de estudiar la competencia.

Pongamos el ejemplo de una academia de oposiciones en Sevilla, que prepara para las pruebas de acceso a fuerzas y cuerpos de seguridad del estado. Imaginemos que en Sevilla hay un total de 5 academias, contando la nuestra. Deberíamos identificar la propuesta de valor de cada una de ellas y analizar en que podemos diferenciarnos de ellos y alcanzar una ventaja competitiva en nuestra ciudad. Por otro lado, hoy en día las reglas del juego han cambiado y ya muchas academias ofrecen su formación de manera online. En este punto debemos saber si vamos a competir en ese mercado a nivel nacional o nos centraremos en el mercado de Sevilla y en función de eso, continuar el análisis. Si nos encontramos una excesiva competencia a nivel online, no sería muy recomendable introducirnos en este mercado si no pudiéramos obtener una diferenciación que nos proporcione una ventaja competitiva en un mercado ya consolidado. Por el contrario, si vemos una oportunidad en el mercado online, podemos aprovechar dicha oportunidad y abrir una nueva línea de negocio.

Un punto importante es la tendencia que seguirá el mercado. Entre los años 2010-2015 aproximadamente, hubo un descenso de las plazas ofertadas debido a la crisis económica, y, por tanto, disminuyeron los posibles clientes.

Por otra parte, sería interesante investigar las oportunidades que ofrece el mercado. Por ejemplo, si hubiera algún tipo de oposición que fuera interesante y ninguna academia ofertara dicha preparación y, además, tuviéramos los recursos para abordar ese sector y el personal para impartirla, podríamos crear un océano azul, donde desarrollar un nuevo servicio que satisfaga una necesidad de mercado en el ámbito ‘no cliente’.

Volviendo a nuestra competencia en Sevilla capital, analizaremos todos los puntos posibles (precio, financiación, instalaciones, como captan clientes, que servicios extra ofrecen, opiniones de usuarios, etc.) y a partir de ahí podremos buscar nuestra diferenciación y crear una propuesta de valor que supere a la de nuestros competidores y nos permita obtener una ventaja competitiva en el mercado que hemos decidido competir.

Una vez realizamos ambos análisis, interno y externo, es el momento de presentar al cliente los resultados del mismo, el informe final de nuestro trabajo (entregable). En él, detallaremos todos los puntos de mejora que hemos detectado, así como que hace nuestra competencia. Al final del mismo, realizaremos una serie de propuestas y recomendaciones a llevar a cabo en una fase de acompañamiento, donde iremos desarrollando con el cliente las propuestas y recomendaciones que haya decidido implantar.